Jak zajistit v Číně inspekci na míru?
V Číně není kontrola jako kontrola
Snad všichni podnikatelé si dobře uvědomují, že obchod s Čínou má své zvláštnosti, přičemž ne vždy jde o pozitivní jevy. Na jednu stranu jistě existuje řada výhod spolupráce s tímto gigantickým trhem – Čína je produkční základnou pro mnoho komodit a čínští dodavatelé mohou často za velmi výhodnou cenu dodat zboží v přijatelné kvalitě.
Na druhou stranu však existují i rizika, které plynou z odlišných standardů kvality i povahy podnikatelského života čínských firem obecně (nedůsledná aplikace managementu výroby a kontroly kvality, neznalost evropských standardů, neustálá snaha snižovat náklady i za cenu kompromisů a podobně).
Podnikatelé tak musí řešit, jak získat jistotu, že za své peníze dostanou přesně to, co potřebují, a jistotu, že bude dodrženo to, co si s čínským dodavatelem domluvili. Jednou z nejlepších cest je kontrola hotového zboží na místě samém.
Na trhu působí velké množství inspekčních firem a tak by se mohlo zdát, že realizace kontroly je to nejsnazší. Nicméně platí, že i tato zdánlivě jednoduchá věc má svá úskalí.
V praxi každodenního obchodu totiž vidíme, že nastávají v zásadě dvě situace:
- Každé zboží, výrobek, nebo stroj má mnoho parametrů kvality a pro každého dovozce jsou důležité jiné parametry, podle typu jeho zákazníků, účelu užití výrobku apod. Z tohoto pohledu zná zpravidla případná úskalí produktu nejlépe právě dovozce, který tyto zkušenosti sbírá svým každodenním stykem se svými zákazníky.
- Výrobek je vyráběn ve specifické úpravě pro konkrétního dovozce, vznikají tak odlišné (často na první pohled neznatelně) výrobky, než by se dalo běžně očekávat.
Řešením těchto situací je pouze pružná, operativní kontrola výrobku s možností podmínky kontroly a jejich parametrů přizpůsobit výše uvedeným specifickým přáním dovozce.
Dovozci často využívají služeb velkých nadnárodních inspekčních firem, které působí po celém světě a mj. i v Číně. Jejich nespornou výhodou je cena. Jejich kontroly však mají i svá úskalí. Vzhledem k množství inspektorů a velikosti firmy, vše probíhá pomocí standardizovaných postupů. Od objednání kontroly, přes parametry kontroly až po zprávu z kontroly.
Všichni velmi dobře známe rozdíl, když nakupujeme službu nebo výrobek v malé firmě, kde se dohodneme téměř na všem, co potřebujeme (neexistují zde žádná omezení, předpisy, nařízení), nebo když přijdeme do velké firmy, kde s námi v neosobním duchu jedná pracovník, který postupuje striktně podle svých předpisů a za každých okolností se vyhýbá tomu, aby zasahoval do zavedených výrobních procesů nebo podoby finálního výrobku. Obdobně to je i s inspekcemi. U řady inspekčních společností můžete narazit na problém, který vyplývá z až příliš standardizovaných postupů – inspekční společnosti často realizují inspekce s využitím standardizovaných formulářů, které aplikuje na všechny případy bez rozdílu, inspektoři pak mají tendenci postupovat podle navyklé rutiny. Taková kontrola sice hlavní otázky jistě zodpoví, nicméně poměrně často nereflektuje výše zmíněná specifika výrobku, a to třeba i navzdory tomu, že jste specifické požadavky předem jasně definovali. Roli hraje i to, že mnoho inspekčních společností je zřízeno a provozováno pouze Číňany, přičemž jejich vhled do potřeb a obav evropských zákazníků tak může být ovlivněn tím, co je obvyklé v Číně, ne tím, co očekávají podnikatelé na Západě.
Příklady, jak může inspekce v Číně vypadat
Česká firma nás oslovila s žádostí o zajištění inspekce poté, co si první dodávku zboží u čínského dodavatele nechala zkontrolovat velkou inspekční společností, avšak nebyla s výsledkem plně spokojená. Mezi hlavní důvody nespokojenosti patřily zejména následující:
- Výsledná zpráva byla připravena formou vyplněného standardizovaného dotazníku. Řada položek pro danou inspekci nebyla relevantní (kontrola váhy, balení, značení, kontrola funkčnosti čárových kódů apod.) a naopak nepostihovala celou řadu parametrů, které akcentoval zákazník.
- Firma vyžadovala měření konkrétních parametrů několika sad výrobků. Standardní formulář však neobsahoval položku pro konkrétní naměřená data, takže samotné hodnoty ve zprávě chyběly a bylo v ní uvedeno pouze to, že rozměry jsou v rámci tolerance. Přesná data však chyběla a zákazník nebyl schopen udělat konečné rozhodnutí o plnění požadovaných parametrů.
- Zadavatel při příležitosti návštěvy inspektora u dodavatele s účelem zkontrolovat zboží před nakládkou požádal o doplňkové informace o společnosti jako takové, aby mohl posoudit, zda se jedná do budoucnosti o důvěryhodného partnera s dostatečným zázemím, které by garantovalo schopnost naplnit zájmy zadavatele. Inspektor sice dodal několik fotografií z továrny, nicméně nedoplnil žádné verbální hodnocení, takže neposkytl dostatečnou informaci, o kterou by se zadavatel mohl opřít a která by mu poskytla potřebný vhled.
Komplexnost, zevrubnost a jasná struktura inspekční zprávy je klíčovou věcí – inspektor představuje vaše „uši a oči“ na místě samém, takže případná nejasnost či strohost zprávy radikálně snižuje její výpovědní hodnotu.
Sinovia má již více než desetiletou zkušenost s poskytováním inspekčních služeb v Číně. Naší výhodou je schopnost dobře porozumět potřebám individuálních zákazníků.
Při přípravě inspekce detailně probíráme možná slabá místa (obvyklé defekty, charakteristické a klíčové prvky produktu a jejich možné nedostatky) a můžeme tak pojmenovat hlavní rizika a citlivé body inspekce. Na základě těchto informací pak vytváříme srozumitelné a systematické zadání pro inspektory, kteří pak na místě samém mají velmi jasné instrukce, kterými se při výkonu inspekční činnosti řídí. Inspektoři tak bývají vybaveni námi vytvořeným individualizovaným kontrolním seznamem, který přesně odráží potřeby zákazníka a definuje specifické body zájmu.
Inspekce se soustředí i na méně zjevné faktory, které však mohou výrazně ovlivnit hodnotu produktu. Inspektor například nevěnuje pozornost pouze hotovému výrobku, ale může sledovat i pracovní postupy zaměstnanců ve výrobě a odhalit tak potenciální rizikové jednání, které může sloužit jako zdroj defektů. U kontroly funkčnosti také můžeme záměrně ověřovat podmínky provozu, u nichž se dle zkušenosti zadavatele mohou projevovat negativní jevy.
Naše zkušenosti ukazují, že detailní porozumění povaze a zvláštnostem kontrolovaného produktu a s tím související přizpůsobení instrukcí pro inspektora jsou naprosto nezbytné.