14 způsobů, jak se vyhnout problémům s čínskými dodavateli – 4. díl

V minulém článku jsme se věnovali problematice osobního kontaktu a kontroly kvality. V dnešním textu se zaměříme na některé důležité aspekty komunikace, týkající se problémů vznikajících při realizaci zakázek v Číně.

8.  S čínským výrobcem komunikujte osobně či přes telefon

Pokud jste buď vy osobně, nebo vámi zmocněný inspektor narazili během kontroly zboží či procesu výroby na problém, jak postupovat?

Jste-li v danou chvíli osobně v Číně u výrobce, situace je samozřejmě výrazně jednodušší, neboť můžete výrobci dát okamžitou zpětnou vazbu, stanovit hranice mezi tím, co je pro vás přijatelné a co už ne, jasně vytknout problémy, které se u vyráběného zboží  nemohou vyskytovat. Nezapomeňte na důkladnou fotodokumentaci a zpracujte písemný materiál o zjištěných chybách a metodách nápravy, který si nechte potvrdit zástupci výrobce.

Pokud ale vzniklou situaci řešíte z Evropy, je nutné ihned poslat zprávu o zjištěních inspektora e-mailem (vč. detailního seznamu problémů a související fotodokumentace) a požádat čínského výrobce o vyjádření. E-mailovou komunikaci je samozřejmě vhodné podpořit telefonátem s dotazem, kdy můžete očekávat odpověď na váš mail.

Neposílejte zbytečně opakované dlouhé e-maily s urgencemi k vyjádření. Pokud budete takto na dodavatele příliš tlačit, s největší pravděpodobností nedostanete potřebnou věcnou odpověď.

Rovněž není dobré jmenovitě označovat konkrétní osoby  – pracovníky výrobce  a vinit je ze způsobení předmětných problémů, protože to může výrazně ztížit jinak věcnou diskusi.

Čínští výrobci obecně projevují tendenci k ospravedlňování se a ke hledání důvodů či výmluv, proč k danému problému došlo (a rozhodně se při tom nevyhýbají lžím či zamlžování skutečností).  

Zpravidla nemá cenu pídit se po tom, proč k problému došlo – mnohem důležitější je přimět čínského výrobce k vyjádření, jaké opravné kroky hodlají realizovat a současně si s nimi vyjasnit časový harmonogram realizace těchto kroků. 

Pokud továrna objektivně nesplnila to, k čemu se zavázala (viz předchozí články o písemných záznamech), můžete  si zajistit opakovanou inspekci a náklady na tuto inspekci výrobci přefakturovat.

9. Buďte vždy zdvořilí

Řada evropských či amerických obchodníků má tendenci chovat se k čínským dodavatelům neuctivě a bez dostatečného taktu, a to zejména v situaci, kdy vzniknou problémy se zakázkou. Nezdvořilý tón je ale vždy velmi neefektivní. Je třeba být asertivní, avšak slušný.

Rovněž je vhodné vystříhat se kladení přímých nepříjemných otázek, které nedávají čínskému výrobci v zásadě žádný prostor pro zachování tváře. Otázky typu „cožpak jste nekontrolovali materiál na vstupu, ačkoliv jste nám to slíbili?“ nebo „proč jste tento problém nezachytili při výstupní kontrole?“ totiž již předjímají odpověď a zůstanou ze strany výrobce nezodpovězeny. Mnohem horší v této situaci ale je, že pokud přímými otázkami zaženete čínského dodavatele do rohu, urazíte ho a znepřátelíte si ho, a jakkoliv bude nadále přijímat vaše objednávky, už nikdy jim nebude přikládat stejnou důležitost a pozornost.

Pokud je problémem skutečně vinen čínský dodavatel, je na místě požadovat nápravné kroky a sledovat jejich pokrok. Obchod je obchod a vy musíte hájit své zájmy. Nezapomeňte ale na to, že v Číně se obchodní a osobní vazby prolínají a navzdory tomu, že stále více čínských firem je zvyklých na chování západních partnerů a existuje u nich poměrně velká tolerance ke společenským přešlapům,  je lepší se v tomto prostoru pohybovat obezřetně.