14 způsobů, jak se vyhnout problémům s čínskými dodavateli – 2. díl

V minulém článku jsme se věnovali některým aspektům výběru vhodného partnera v Číně a problému prevence subkontraktování. Dnes si něco řekneme o procesu komunikování o technických a obchodních podmínkách, jakož i práce se vzorky

3. Veďte si písemné záznamy o komunikaci

Čínští výrobci, resp. pracovníci obchodních oddělení, s nimiž povětšinou celý obchod řešíte, jsou často zaměřeni na co nejrychlejší dosažení cíle a snaží se vyhnout diskusím, které v jejich očích obchod zdržují. Zřídkakdy vám budou ochotni poskytnout přesný a systematický přehled toho, co a jak bylo vlastně dohodnuto. Je nezbytné, abyste si tento přehled zajistili sami. Co tedy je vhodné udělat?

• Pokud s dodavatelem jednáte na osobní schůzce nebo po telefonu, poznačte si všechny důležité body, které byly během jednání dosaženy. Tento přehled pak pošlete čínské protistraně e-mailem k odsouhlasení, abyste předešli možným dezinterpretacím v budoucnu.
• Kdykoliv se objeví nějaká nejasnost, svého dodavatele v Číně žádejte o vyjasnění. Neopomíjejte detaily. Pokud v některém aspektu nemáte vlastní zkušenosti či specifické požadavky (např. ve způsobu balení apod.), nechejte si nejvhodnější (či běžně užívaný) způsob čínským partnerem doporučit. Vyžádejte si fotografie, ať na vlastní oči vidíte, jaké jsou možnosti.
• Před samotným uzavřením smlouvy či objednávky všechny své poznámky seřaďte do logického celku, systematicky popište všechny klíčové body (použité materiály, produktové specifikace, ceny, dodací podmínky, časový harmonogram apod.) a materiál pošlete čínskému dodavateli k odsouhlasení. Nechte si tento dokument potvrdit razítkem výrobce, aby bylo jasné, že s danými parametry souhlasí a bere je na vědomí.
• Požádejte obchodní oddělení čínského výrobce, aby odsouhlasený dokument přeložili pro technické pracovníky, kteří budou mít dohled nad výrobou vaší zakázky.
• V maximální možné míře využívejte fotodokumentaci, žádejte výrobce o fotografie vzorků, polotovarů, dílčích výsledků, fotografie z výroby apod.

4. Zajistěte si kvalitní vzorky a pracujte s nimi správně

Fotografie a dohody uzavřené na dálku mají pochopitelně své zjevné limity. Před zahájením výroby se proto neobejdete bez fyzických vzorků. Na co je tedy třeba dát si pozor při vzorkování?

• Pokud obdržíte vzorky, které nevyhovují vašemu kvalitativnímu standardu, pořiďte detailní a přehlednou fotodokumentaci zjištěných nedostatků. V ideálním případě také čínskému výrobci poskytněte fotgrafii, jak by dané místo mělo vypadat. Problémy označte šipkami a pro maximální zjednodušení a pochopitelnost označte šipky červeným „NO“ u problému a zeleným „YES“ u ukázky žádoucího stavu. Tím zajistíte, že techničtí pracovníci v čínské továrně porozumí, v čem leží jádro problému.
• Po dosažení požadované kvality vzorku zašlete jeden referenční vzorek zpět čínskému výrobci pro potřeby oddělení kontroly kvality, a současně jeden schválený referenční vzorek pošlete inspektorovi v Číně pro potřeby kontroly průběhu výroby, resp. kontroly před nakládkou.

Obvykle je dost obtížné zajistit, aby hlavní produkce skutečně odpovídala vzorkům, které jste si s čínským výrobcem odsouhlasili. Kromě výše uvedených kroků je proto vhodné získat od dodavatele písemné potvrzení, že výrobky masové produkce budou plně odpovídat schválenému referenčnímu vzorku.

Pamatujte hlavně na jedno: při schvalování vzorků a pozdějším převzetí samotné dodávky se za žádnou cenu neuchylujte ke kompromisům v otázce kvalitativní úrovně výroby. Uděláte-li byť i jen dílčí ústupek, čínský výrobce pak bude i do budoucna počítat s tím, že jste schopni akceptovat i nižší kvalitu, což pochopitelně nemůže přinést nic dobrého.

V příštím díle se budeme věnovat problematice zajištění kvality a její kontroly.